Dokumentasi digunakan secara berkala untuk menggambarkan seluruh instruksi, program-program, dan naratif atau segala sesuatu yang bersifat abstrak/virtual mengenai sistem informasi.
Dokumentasi mempunyai beberapa kegunaan, diantaranya :
• Selama dilaksanakan desain sistem merupakan penyusunan produk yang dibangun oleh team desain dan user.
• Setelah instalasi, merupakan dasar untuk membuat perubahan terhadap sistem.
• Kualitas dari dokumentasi menentukan seberapa besar flesibilitas departemen layanan informasi
• memberikan respon terhadap permintaan user.
• Dokumentasi yang baik disajikan untuk mengurangi konflik antar user dengan departemen layanan
• informasi, ketika sistem didokumentasikan dengan baik menjadi lebih mudah dimengerti oleh user.
Melalui dokumentasi berarti referensi yang memadai tersedian ketika masalah terjadi, dan informasiinformasi ini membantu user untuk mempelajari bagaimana menyelesaikan masalah mereka dengan sistem.
DOKUMENTASI DESAIN (OUTLINE SPESIFIKASI DESAIN)
Tujuan Dokumentasi Desain :
1) Dokumentasi ini membantu komunikasi didalam tim desain, merepresentasikan konseptualisasi terakhir dari sistem yang baru atau pemahaman terhadap sistem yang telah ada.
2) Selama proses desain kegunaan lain dari dokumentasi ini merupakan kontrol, menyediakan record dari apa yang telah dibangun dan diubah.
3) Menjadi sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh bagian dari sistem dipengaruhi oleh perubahan yang dipertimbangkan dan bahwa tanggung jawab untuk komponen-komponen dari sistem yang dipengaruhi oleh perubahan telah diberitahukan.
4) Misalkan jika format file atau isi dari file diubah, maka modul program apa dan siapa saja pemrogram yang akan terpengaruh ?
5) Kontrol ini juga berfungsi untuk memanggil ujicoba pelaksanaan yang lampau atau versi lama dari suatu program atau file.
6) Jenis dokumentasi ini akan membentuk database yang baik untuk menentukan estimasi diwaktu mendatang mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun sistem yang serupa.
7) Sistem perpustakaan program dapat menyimpan setiap track dari seluruh versi program dan memastikan bahwa pemrogram bekerja dengan versi terbaru.
Komponen:
Komponen dari dokumentasi desain :
I. Ruang Lingkup
II. Desain Data
III. Desain Arsitektural
IV. Desain Interface
V. Desain Prosedural
VI. Persyaratan Lintas-Referensi
VII. Ketentuan Pengujian
VIII. Catatan Khusus
IX. Lampiran
Contoh dokumentasi desain dari sebuah sistem;
Dokumentasi Desain Sistem Informasi Perpustakaan
I. Ruang Lingkup
Disisni kita mendevinisikan batasan-batasan dari sistem yang kita buat. Bagian yang dibahas di sini:
a. Sasaran sistem
Kita membahas tentang sistem ini digunakan untuk apa dan untuk siapa
b. Persyaratan utama perangkat lunak
Disini kita membahas tentang perangkat lunak apa saja yang kiya butuhkan
c. Batasan-batasan dan pembatasan desain
Disisni kita bisa mengetahui batasan-batasan desain
II. Desain Data
Disini kita mendivinisikan tentang mengubah objek data yang didefinisikan pada model analisis menjadi struktur data yang ada dalam perangkat lunak . Atribut yang dimiliki objek data, hubungan di antara objek data, dan penggunaannya dalam program, semuanya mempengaruhi pemilihan struktur data. Bagian yang dibahas di sini :
a. Objek data dan struktur data resultan
Disini kita menjelaskan tentang objek data dan struktur data yang kita buat
b. Struktur file dan database
Disini kita menjelaskan tentang struktur file dan database yang kita buat
Bagian yang dibahas di sini:
1. Struktur file eksternal
Disini kita mendevinisikan tentang struktur dari file external yang ada di sistem. Bagian yang dibahas di sini
a. Struktur logis
b. Deskripsi Record Logis
c. Metode Akses
2. Data global
3. File dan referensi lintas data
III. Desain Arsitektural
Bagian ini mendefinisikan penggunaan karakteristik aliran informasi dalam model analisis untuk menghasilkan struktur program. Bagian yang dibahas di sini:
a. Kajian data dan aliran kontrol
b. Struktur program yang diperoleh
IV. Desain Interface
Bagian ini mendifinisikan Transform mapping , dan transaction mapping
Transform mapping : diterapkan untuk sebuah aliran data yang menunjukkan batas yang jelas antara data yang masuk dan yang keluar Transaction mapping :
diterapkan jika sebuah item informasi menyebabkan percabangan, yang disebut transaksi, yang memicu aliran data lain sepanjang salah satu dari beberapa jalur
DFD dipetakan menjadi sebuah struktur yang mengalokasikan kontrol menjadi sebuah sub struktur yang mendapatkan dan mengevaluasi sebuah transaksi. Bagian yang dibahas di sini:
a. Spesifikasi interface manusia mesin
Disni kita membahas tentang spesifikasi interface dengan manusia
b. Aturan interface manusia mesin
Disni kita membahas tentang aturan interface dengan manusia
c. Desain interface eksternal
Disni kita mendivinisikan tentang desain interface eksternal. Bagian yang dibahas di sini:
1. Interface untuk data eksternal
2. Interface untuk sistem atau peralatan eksternal
V. Desain Prosedural
Bagian ini mendifinisikan Untuk masing-masing modul:
a. Naratif pemprosesan
b. Deskripsi interface
c. Deskripsi bahasa (atau lainnya) desain
d. Modul-modul yang digunakan
e. Struktur data internal
f. Keterangan/larangan/pembatasan
VI. Persyaratan Lintas-Referensi
Bagian ini membahas tetang referensi yang digunkan dalam membuat desain sistem yang kita buat
VII. Ketentuan Pengujian
Bagian ini berisi tentang cara-cara menguji atau panduan pengujian. Bagian yang dibahas di siini:
1. Panduan pengujian
2. Strategi integrasi
3. Pertimbangan khusus
VIII. Catatan Khusus
Bagian ini berisi tentang catatan khusus
IX. Lampiran
Bagian ini berisi lampiran surat atau data
